1. Proceskennis
Inmiddels zitten we in een fase waarin bedrijven menen al geautomatiseerd te zijn, waarbij de huidige automatisering langzaam maar zeker zo gegroeid is. Bij softwarepakketselectie worden de huidige tekortkomingen doorgaans als uitgangspunt genomen, zowel bij complete ERP oplossingen als (deel) oplossingen voor specifieke procesdelen. Een helicopterview ontbreekt vaak. Dit kan en moet anders, en start met de juiste vragen.
Wat zijn mijn primaire en secundaire processen eigenlijk? Werk ik klantorder of voorraad gestuurd? Produceer ik of handel ik? Werk ik Engineer to order of make to stock of combinaties hiervan? Moet ik aan specifieke klant- of marktwensen voldoen? Wil de klant hiervoor betalen? Hoe pas ik mijn QRM principes toe? Wat kan workflow management mij brengen in relatie tot logistieke processen?
Kortom: Wat is de theorie achter mijn praktijk?
Waar in het verleden het automatiseringssysteem “onze processen” moest ondersteunen, zijn er inmiddels systemen die veel beter weten wat u doet dan andersom. De automatisering logistieke processen vereist echt theoretisch inzicht.
Vaak hebben ondernemers geen tijd om hier lang bij stil te staan. Toch is de keuze voor het proces belangrijker dan de keuze voor het pakket zelf. Laat mij een Quickscan doen. Het kost u anderhalf uur van uw tijd en een kop koffie, en u krijgt op papier de theorie die bij u past.
2. Visie
Wat wil ik met mijn automatisering bereiken? Om te automatiseren moet er wel een systeem zijn. Dingen automatisch laten gaan, wil zeggen dat van tevoren bepaald kan worden wat er moet gebeuren in die bepaalde situaties, met betrekking tot de processen.
Daarnaast is het soort bedrijf van belang bij keuze of implementatie. Bij een klein bedrijf waar de directeur eigenaar alles zelf doet inclusief “het werk” vereist dit, bij deze doener, onverminderd theoretische kennis. Bij een wat groter bedrijf, zeg waar 4 mensen inkoop en verkoop verzorgen, vergt dit eveneens kennis, maar vereist het nog meer vormen van communicatie.
Toch vraagt het doel om een visie: waar wil ik met de huidige of nieuwe automatisering over 5 jaar staan? Welke doelen moet het systeem ondersteunen, en in welke stappen doe ik dat dan? Stel dat we al zover vooruit kunnen kijken, we moeten toch een stip aan de horizon kunnen zetten.
3. Eigenaarschap
Vaak zijn degenen die ooit een systeem hebben geïntroduceerd of geïmplementeerd al lang niet meer werkzaam in het bedrijf. Als je een goede projectmanager hebt of had, heeft hij of zij alles gedocumenteerd. Maar wie leest dat nog? De mens is en blijft de belangrijkste schakel. Automatiseren is mensenwerk. Zorg er daarom voor dat iemand binnen de organisatie alle processen overziet. Niet in detail, maar wel in hoofdlijnen. Als een teamlid (deel)proces wil wijzigen, moet iemand de impact op andere (sub)systemen kunnen inschatten. Als het niet lukt deze intern te vinden, zoek dan naar externen. Een goede partner is vaak constanter dan een interne medewerker! En zorg voor de klik. Laat ons klikken.
Lees verder 3
4. Hapklare brokken
Implementaties, en vooral ERP implementaties, behelzen vaak het totale plaatje. In de term ERP zit dit zelfs opgesloten. Toch wordt een olifant nooit in een keer opgegeten. Houd een overzichtelijke deelimplementatie in de gaten. Dat duurt wat langer, maar niemand haakt af.
Implementaties hebben vaak grote gevolgen voor de organisatie als geheel. Denk aan verandermanagement, andere structuren, andere processen, andere wetmatigheden, andere werkmethoden. Maar ook andere cultuur en omgangsvormen. Dit trekt een zware wissel op de organisatie. Al is het alleen al de mogelijkheid om tijd vrij te maken voor de implementatie en alles wat hier bij hoort. En het (on)vermogen om met wijzigende omstandigheden om te gaan. Opleidingsniveau en denkmanieren zijn vaak doorslaggevend. Maak van opleiden en kennisoverdracht een 2e (liefst 1e) natuur. Culture eats strategy for breakfast.
5. Gebruik het systeem
Sta niet toe, dat mensen er hun eigen systemen op na houden. Dit leid niet zelden tot Excel terrorisme. Iemand in uw organisatie heeft vast ergens een Excel sheet, met voor hem of haar relevante en cruciale informatie, die niet uit het centrale systeem lijkt te komen.
Met de wetenschap dat 80% van de management beslissingen gebaseerd is op Excel sheets, en van deze Excels weer 90% blijkt fouten te bevatten, zegt dit toch iets over de kwaliteit van die managementbeslissingen!
Een simpele truc: Zorg er voor dat bij overlegvormen het systeem altijd aanwezig en beschikbaar is. Maak het systeem onderdeel van uw overleg. Verifieer direct bepaalde uitspraken. Als er geen actiepunt, order, klant of wat dan ook van in het systeem staat, moet je het recht hebben hier in een overleg niet over te spreken. Als we het bijvoorbeeld over een productieplanning hebben en de productieorder bestaat niet in het systeem, dan wordt er in het productieorder overleg niet over gesproken!
Gebruik het systeem, en dwing ook af dat het systeem gebruikt moet worden!
Wat de klant vraagt:
Ik wil mijn productieproces verbeteren. Daarom wil ik links onder een knopje hebben om snel productieorders te kunnen sorteren op postcode.
Wat de klant eigenlijk zegt is:
Ik heb hier een bestaand overzicht van mijn productieorders. Standaard werk ik per postcodegebied mijn productieorders of, zodat ik met leveringen niet in de knoei kom.
De oorzaak zit hem vaak in het feit dat we tegenwoordig bijvoorbeeld op klantorder produceren. Dat wil in dit geval zeggen dat we alleen die productieorders uitleveren, waar direct een afleverregel tegenover staat. Inmiddels hebben we het transport uitbesteed, en komt de vervoerder slechts 1x per week in een bepaald gebied. Hoe krijg ik nu mijn productieorders hierop afgestemd, die niet eens een link naar een verkooporder hebben?
De 5x waarom methode kan helpen uw processen te “bekritiseren”. Waarom doet u dat zo?
Ik zie bedrijven vaak worstelen met bijvoorbeeld kwaliteits-issues. “Ik wil een kwaliteitssysteem” wordt dan geroepen.
Mijn vraag is dan: waarom?
Er is dus altijd tijd om iets opnieuw te doen, terwijl we geen tijd hebben om het ineens goed te doen (Murphy).
Een visie op kwaliteitssystemen zou kunnen zijn: ik wil een accuraat opvolgsysteem voor kwaliteit issues, waarbij mijn klanten snel antwoord krijgen op kwaliteitsvragen, en op basis van dit kwaliteitssysteem wil ik een correcte serviceorder kunnen invoeren, opvolgen, uitvoeren en waar mogelijk factureren, met het doel mijn retouren te minimaliseren en tevreden klanten te krijgen en te houden. Daarbij moeten rapportages mij helpen zicht te krijgen het type issues dat vaker voorkomt, zodat we hierop kunnen gaan sturen et cetera.
In het begin van mijn automatiseringscarrière moest ik als implementatieconsultant van Exact op “sollicitatiegesprek” bij een klant. De toenmalige projectleider vond, dat als je een dergelijk traject in ging, de klik met de consultant een belangrijk sleutel voor succes was voor een goede ERP implementatie.
De klik was er en de implementatie was uiteindelijk een succes: De projecteider was eindverantwoordelijk, had de visie van de directie, begreep de problematiek op elke afdeling en was probleem eigenaar. Daarnaast ging de implementatie in beheersbare brokken. Succes gegarandeerd!
Een aantal jaren geleden werd een van mijn klanten overgenomen door een nieuwe partij. Ik bleef automatiseerder voor het bedrijf. Het oude bedrijf werd geleid met de methode “Dit is de door ons bepaalde methode, en dit werkt zo. Druk op die knop”. En voor die tijd functioneerde dat prima.
Een aantal jaren later is er een nieuwe directie, die met dezelfde werknemers tot een meer organisch geheel is gekomen. Mensen informeren elkaar onderling over werk, kwaliteit, levertijd en achterstanden. Men ziet elkaar als interne klant.
Dit is overigens mede de verdienste van een extra partij die is ingeschakeld, die op basis van een QRM implementatie wel de bevoegdheid heeft, organisatorisch in te grijpen. Ik “als softwareleverancier” had hiervoor de verkeerde pet op. Maar de samenwerking is super en werpt zijn vruchten af: met dezelfde mensen, met minder moeite, een grotere hoeveelheid werk verzetten.
Stel uzelf eens de volgende vragen:
Wat als morgen plotseling Excel niet meer bestaat?
Bestaat uw organisatie dan nog?
In de kern:
Als uw eigen systeem de gegevens niet tot informatie kan verwerken (bijvoorbeeld sorteren, groeperen, totaliseren et cetera) kan Excel prima gebruikt worden om te presenteren. Maar gebruik Excel niet voor data input en bijhoudlijstjes!
Mijn ervaring leert dat die mensen die zeggen Excel te beheersen, deze mensen er maximaal 5% uithalen wat er in zit. We beginnen in Excel namelijk vaak bij het eindresultaat, zonder na te denken over georganiseerde invoer en data consistentie.