Via één van onze contacten in ons netwerk, werd gevraagd bij hun klant te gaan kijken. Die hadden namelijk wat “dingetjes” met onderhoudscontracten. De klant is werkzaam in de koel- en installatietechniek.
Excel
In allerhande excelsheets werden klantgegevens, afspraken, contractjes en aanverwante methodieken onderhouden. Het resultaat, de factuur, werd naar Unit 4 verzonden en gefactureerd. Ook leverden de monteurs urenbriefjes in, met daarop te bestellen materialen en hun urenverantwoording. Alle gegevens werden weer in excelsheets verwerkt.
Groei
Door groei van de onderneming moest meer geregeld en aangestuurd worden, en waren meerdere personen bij de initiële invoer betrokken. De eerste stap van automatiseren, was in dit geval inventariseren van de processen, de gewenste processen, en de mogelijkheid dit te automatiseren.
Er werd in eerste instantie voor gekozen, dit in een eigen database te ontwikkelen. Met behulp van MS Access is dit destijds door ons gerealiseerd, voor het contracten deel. Men kon onderhoudscontracten plannen en factureren, werk uitvoeren en uren en materialen verantwoorden. De boekhouding bleef separaat.
Geïntegreerde oplossing
- Contract vastlegging en opvolging
- Serviceorders voor de service opdrachten
- Uren- en materialenverantwoording op locatie
- Productieorders voor de installatie opdrachten
- Inkoopsysteem voor bestellingen
- Personeelsplanning
- Facturering
- Koppeling naar Unit 4 middels journaalposten
Daarbij is bovendien een klantenportaal ingericht, zodat er ter plekke geen onderhoudsrapporten hoeven te worden ingevuld. Hun klanten kunnen direct online naar hun servicehistorie op installatieniveau, inclusief handleidingen en instructies.