TENOONSTELLINGSBOUW

Eerste automatiseringsronde

Op een accountantskantoor hadden wij al kennisgemaakt met de eerste spreadsheets, en de vraag bij dit bedrijf was: “Kunnen we het handmatig calculeren niet versnellen en stroomlijnen?”. Test 1: Handmatig een beurs-stand laten berekenen door 2 verschillende calculators. Resultaat: 2 totaal verschillende offertes met een verschil van 40% in uren, materialen en waarde! Aanpassing: Met behulp van een eenvoudige Excelsheet het rekenproces en de onderdelen standaardiseren: Van werkvoorbereiding, via uren intern, naar materialen, uren extern en reiskosten. Resultaat: 2 offertes die binnen 3% afwijking zaten. Dit werd dus bedrijfsbreed toegepast.

Tweede automatiseringsronde

Hoe zouden we nu urencapaciteiten inzichtelijk kunnen maken, zodat we weten wanneer het druk is en wanneer niet?” Oplossing hiervoor: de calculaties in een database stoppen, en op een bepaalde manier presenteren. Hiervoor werd op zoek gegaan naar software, en Exact was destijds de eerste die dit standaard tegen een betaalbare prijs kon bieden. Door een slimme inrichting is hier een basis gelegd voor de jaren daarna. De structuur bleef onverminderd kloppen.

Verdere optimalisaties

Tekenpakketten werden gekoppeld aan calculaties en planmethoden. Urenregistratie werd elektronisch gedaan (zelf op locatie in Europa, wat destijds uniek was). Urenregistratie werd gekoppeld aan de interne salarisverwerking. Voor 80 man elke maandag de vorige week verloond in de salarisadministratie inclusief overuren en alles wat er bij hoort!

Onze bijdrage

De bijdrage die Smarters hierin geleverd heeft is vanaf scratch als medewerker, en zelfs later uit hoofde van een Exact dealer, het totale project opgezet, uitgebreid en onderhouden. Daarnaast het coördineren van externe expertises, teneinde een gezamenlijke doelstelling te verwezenlijken.